Pagar contratistas mexicanos desde una C-Corp de EE.UU.: la trampa del 1099
Tu primer ingeniero en Guadalajara empieza el lunes. Alguien de tu equipo le manda un W-9, lo da de alta en Gusto como contratista 1099 y en enero le envía un 1099-NEC.
Todo eso está mal, y nada de eso es lo que te va a costar dinero.
El W-9 es para U.S. persons. Un mexicano que vive en México no lo es, y legalmente no puede llenarlo. El formato correcto es un W-8BEN. ¿Y el 1099-NEC que enviaste? No lo debías. La remuneración por servicios personales se atribuye al lugar donde los servicios se prestan físicamente — IRC §861(a)(3) y §862(a)(3) — no a dónde está quien paga, ni dónde se firmó el contrato, ni desde qué banco salió el dinero. Tu ingeniero trabajó en Jalisco. Eso es ingreso de fuente extranjera. Sin 1099-NEC, sin retención en EE.UU., sin Forma 1042-S, sin nada que presentar.
O sea que el papeleo que te preocupaba nunca fue la exposición. Recolecta el W-8BEN, guárdalo en tu expediente y sigue adelante.
La exposición está del lado mexicano, y casi nadie la revisa hasta que algo lo obliga.
Este es el tercer texto del clúster transfronterizo. Delaware C-Corp vs S.A. de C.V. mexicana cubrió cómo elegir la estructura. Cumplimiento SAT para una subsidiaria mexicana fondeada desde EE.UU. cubrió cómo operarla. Este cubre la etapa anterior a ambas: no tienes entidad mexicana, de todos modos ya le pagas a gente en México, y necesitas saber si eso está bien.
La pregunta no es "1099 o no". Es "contratista o empleado, bajo ley mexicana".
A México no le importa cómo se titule tu contrato. No le importa que la persona haya firmado algo que dice "Contrato de Prestación de Servicios Independientes", y no le importa que tú nunca hayas pisado el país.
La ley laboral mexicana aplica una prueba de subordinación. Si la relación la tiene, la persona es empleado, punto, sin importar el papeleo. Tres pruebas definen dónde estás parado realmente. Córrelas las tres. La mayoría de los fundadores no corre ninguna.
Prueba 1 — ¿Dónde se prestan los servicios?
Esta gobierna tus obligaciones en EE.UU., y es la fácil.
Servicios prestados totalmente en México: ingreso de fuente extranjera. Recolecta un W-8BEN (persona física) o W-8BEN-E (persona moral), no presentes nada ante el IRS, no retengas nada.
Servicios prestados dentro de Estados Unidos — tu contratista vuela a Austin para dos semanas presenciales, asiste a tu offsite en Miami, trabaja un mes desde un coworking en San Diego — esa porción se vuelve de fuente estadounidense. Ahí ya estás en terreno de retención del 30% y Forma 1042-S, salvo que aplique una posición de tratado.
Los fundadores fallan aquí de una manera muy específica: llevan al equipo mexicano a EE.UU. para el offsite anual, le pagan su factura mensual normal de ese mes, y nunca asignan los días. Es una cifra chica y rara vez se audita. También es justo el tipo de cosa que aparece en due diligence como evidencia de que no llevabas control, lo cual es peor que el impuesto mismo.
Lleva el registro de los días. Basta una columna en una hoja de cálculo.
Prueba 2 — ¿La relación es subordinada?
Aquí está el dinero.
Los tribunales mexicanos miran más allá del título del contrato, hacia cómo funciona la relación en los hechos. Las señales que apuntan a una relación laboral:
- Horario fijo. Esperas que esté en línea de 9 a 6, hora de la Ciudad de México.
- Dirección y control. Le dices cómo hacer el trabajo, no solo qué resultado necesitas.
- Tus herramientas, tus sistemas. Tú entregaste la laptop, el correo, el lugar en Slack.
- Exclusividad. Trabaja solo para ti y no puede tomar otros clientes.
- Integración. Está en el organigrama, en los standups, haciendo el mismo trabajo que tus empleados en EE.UU.
Lee esa lista con honestidad. Si contrataste a un ingeniero senior de tiempo completo en Monterrey que trabaja tu horario, usa tu laptop, entra a tu standup, le reporta a tu VP de Ingeniería y no tiene otros clientes — bajo ley mexicana eso es un empleado. La factura que te manda cada mes no lo cambia.
Lo que cuesta cuando un juez coincide. La persona presenta una demanda laboral, normalmente después de que terminas la relación. Si gana, debes el paquete laboral de forma retroactiva:
- Indemnización: tres meses de salario, más 20 días de salario por año de servicio, más la prima de antigüedad
- Aguinaldo: mínimo 15 días de salario al año, obligatorio por el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo, pagadero antes del 20 de diciembre — no se renuncia, no se sustituye
- Vacaciones: 12 días el primer año desde la reforma de Vacaciones Dignas de 2023, subiendo dos días por año hasta 20, más la prima vacacional del 25%
- IMSS: las cuotas de seguridad social que nunca pagaste, con cinco años de retroactividad y multas de entre 40% y 100% del monto omitido
La carga patronal obligatoria en México anda alrededor de 25% a 35% sobre el salario base. Si llevas tres años pagándole $6,000 USD mensuales a un "contratista" y se reclasifica, estás viendo bastante más de seis cifras entre cuotas retroactivas, multas y la condena laboral.
Esa es la trampa. No el 1099.
Prueba 3 — ¿Esta persona obliga a tu empresa en México?
La tercera prueba es la que casi ningún fundador conoce, y es la que puede crearte una obligación fiscal corporativa en México de la nada.
Bajo el artículo 5 del tratado fiscal EE.UU.–México, un agente dependiente que tiene y ejerce habitualmente la facultad de concluir contratos en nombre de tu empresa crea un establecimiento permanente para tu empresa estadounidense en México. Un EP significa que México puede gravar las utilidades atribuibles a él, y ahora tienes una obligación de declaración corporativa en México por una empresa que creías sin presencia mexicana alguna.
Un agente de estatus genuinamente independiente, actuando en el curso ordinario de su propio negocio, no crea uno. Esa es la distinción.
En la práctica esto casi nunca pega en contrataciones de ingeniería. Pega en la primera contratación de ventas. Sumas a un "contratista" en la Ciudad de México para vender al mercado LATAM, negocia y cierra tratos en tu nombre, y potencialmente estableciste presencia gravable — antes de siquiera considerar constituir una entidad.
Si tu primera contratación mexicana da la cara al cliente y tiene facultad de firma, consigue una opinión antes de que cierre nada. Esto es lo más caro de esta página de deshacer después.
Lo que tu contratista debe de su lado
Aun cuando las tres pruebas salgan limpias, tu contratista tiene obligaciones que conviene verificar que esté cumpliendo — porque si no las cumple, el expuesto es él, y un contratista expuesto tarde o temprano se vuelve tu problema.
Una persona física mexicana que presta servicios profesionales debe emitir un CFDI por sus ingresos, incluyendo ingresos de clientes extranjeros. Al facturarle a una empresa estadounidense usa el RFC genérico para extranjeros XEXX010101000 con régimen fiscal 616, "Sin obligaciones fiscales". No requiere trámite especial; está contemplado en CFDI 4.0.
Pide el CFDI. Por dos razones: confirma que efectivamente está registrado ante el SAT y no operando en informalidad, y te da un rastro documental limpio si alguien alguna vez pregunta qué fueron esos pagos.
Si tu "contratista" no puede emitirte un CFDI, no tienes una relación de contratista. Tienes una relación laboral indocumentada con cinco años de retroactividad encima.
Cuándo sí necesitas entidad — y el número es más chico de lo que crees
La sabiduría convencional dice aguantar con contratistas hasta tener "escala real" en México y ahí sí constituir. Está mal, y las cuentas no están ni cerca.
Tus dos opciones en regla para empleados genuinos:
Employer of Record (EOR). Una entidad local emplea a la persona por ti. La comisión de administración va de $300 a $700 USD por empleado al mes, comúnmente $499–699. Rápido, sin entidad que mantener.
Tu propia entidad mexicana. La constitución cuesta alrededor de $3,500 a $4,500 USD por única vez — notario, capital, legal, RFC, alta en IMSS e INFONAVIT. Contabilidad, nómina, emisión de CFDI y presentaciones ante el IMSS corren alrededor de $1,000 a $1,500 USD mensuales, fijos, sin importar el número de empleados.
Esa última frase es toda la decisión. El EOR escala linealmente con las personas. La entidad es costo fijo.
A $1,250 mensuales de costo de entidad contra $550 mensuales por cabeza de comisión EOR, el punto de cruce está entre dos y tres personas. No veinte. Una comparación publicada a tres años para cinco empleados lo ubica en aproximadamente $81,000 USD en comisiones EOR contra $40,000 a $62,000 USD todo incluido por constitución más 36 meses de cumplimiento.
Un matiz que descompone la comparación: la carga patronal de 25–35% aplica en ambos casos. No es comisión del EOR ni costo de la entidad — es el costo de emplear a alguien en México. Sácala de los dos lados antes de comparar, o vas a concluir que el EOR es más barato cuando no lo es.
Dónde el EOR sigue ganando: una o dos contrataciones, una prueba de mercado que podrías revertir, o cero ganas de supervisar una entidad extranjera. Dónde gana la entidad: tres personas o más, cualquier cosa de largo plazo, trabajo sensible en propiedad intelectual, o facturación local. Nota la asimetría — el EOR es la opción reversible, y eso vale algo real cuando no estás seguro de que el mercado funcione.
Probablemente no necesitas nada de esto
Si tienes una persona en México haciendo trabajo por proyecto, con su propio horario, su propio equipo, para ti y otros dos clientes, que te manda un CFDI cada mes y nunca ha entrado a un standup — tienes un contratista genuino. Recolecta el W-8BEN, guarda los CFDI y deja de leer. Aquí no hay nada para ti.
Lo mismo si le pagas a una agencia o dev shop mexicana que factura como empresa y pone su propia gente. Eso es una relación con proveedor, no una pregunta laboral.
Prefiero decirte eso a venderte una estructura que no necesitas. La mayoría de las startups estadounidenses con uno o dos contratistas mexicanos están bien. Las que no están bien normalmente ya lo saben — nada más no lo han costeado.
La lista de limpieza
Si ya le pagas a gente en México y estás leyendo esto con una sensación fea, este es el orden:
- Cambia los W-9 por W-8BEN. Retroactivamente. Es una tarde de trabajo.
- Deja de emitir 1099-NEC por servicios prestados en México. Si ya los presentaste, habla con tu CPA sobre si conviene corregir — normalmente inofensivo, ocasionalmente no.
- Corre la Prueba 2 con honestidad sobre cada persona. Horario, control, herramientas, exclusividad, integración. Escribe la respuesta de cada quien.
- Recolecta CFDI hacia atrás hasta donde puedas. Quien no pueda emitirlos es tu relación de mayor riesgo.
- Marca a cualquiera que dé la cara al cliente con facultad de firma para una opinión de EP.
- Cuenta tus empleados genuinos. Tres o más, cotiza la entidad contra el EOR. Menos de tres, el EOR probablemente es lo correcto.
- Haz esto antes de abrir una ronda, no durante. Cada punto de arriba es barato de arreglar un martes tranquilo y caro de arreglar con un term sheet sobre la mesa.
Soy CFO, no tu abogado ni tu contador. Todo lo anterior es cómo he visto que se estructura esto y dónde he visto que se rompe. Antes de actuar sobre cualquier punto, consigue un contador mexicano y un CPA estadounidense que cada uno ya haya hecho exactamente esto — y si el mismo despacho dice hacer ambos, pregunta cuál de los dos ha emitido un CFDI en su vida.
Si le pagas a gente en México
Tres formas de seguir con esto, según dónde estés:
- ¿No sabes si tus operaciones financieras sobreviven un due diligence? El Scorecard Raise-Ready toma cuatro minutos y te califica en seis dimensiones, incluida la infraestructura operativa que los inversionistas revisan primero.
- ¿Quieres modelar lo que realmente te cuesta una entidad? El CFO Toolkit trae calculadoras de burn y runway — mete el costo de la entidad como nuevo gasto fijo y mira qué le hace a tu runway antes de comprometerte.
- ¿Ya tienes gente en México y quieres esto ordenado? Nuestro Setup de Stack Financiero Lean es el arreglo operativo: documentación de contratistas, recolección de CFDI, la revisión de clasificación y la decisión entre entidad y EOR, hecho una vez y hecho bien. Si necesitas a alguien que se quede — a través del alta de la entidad, la primera nómina mexicana y la conversación de diligencia del otro lado — ese es el engagement de CFO Fraccional.
O agenda 30 minutos y cuéntame a quién le pagas y cómo. Normalmente te puedo decir en esa llamada si tienes un problema o no.